Witaj w panelu IOD, w którym możesz zastrzec dane osobowe przetwarzane przez DBMS.
Dane wpisane w formularzu zostaną wykorzystane wyłącznie do weryfikacji w zbiorach i do trwałego zastrzeżenia. Celem weryfikacji wymaga się, aby wprowadzone dane były ze sobą zgodne.
Możesz się skontaktować z biurem IOD poprzez formularz zgłoszeniowy, chat lub też skorzystać z tradycyjnych metod takich jak wysłanie listu.
Czy wiesz, że w przypadku newslettera, każda wiadomość opatrzona jest w stopce linkiem do wypisania, który trwale zastrzega adres mailowy?
FAQ
Jak działa proces obsługi zgłoszeń przez Panel Biura IOD DBMS Sp. z o.o.?
Panel Biura IOD umożliwia zgłaszanie pytań, wniosków lub naruszeń związanych z ochroną danych osobowych. Każde zgłoszenie jest rejestrowane w systemie, a odpowiedź na nie udzielana jest w możliwie najkrótszym czasie, zgodnie z zasadą transparentności przetwarzania danych, wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. a RODO.
System tworzy unikalny nr sprawy i natychmiast po rejestracji wysyła potwierdzenie przyjęcie zgłoszenia. Następnie na podstawie wskazanych przez zgłaszającego danych weryfikuje w zasobach administrowanych tylko i wyłącznie przez DBMS sp zoo informacje.
W przypadku, gdy system nie odnajdzie danych, zgłaszający otrzyma informacje o tym fakcie.
W zależności od charakteru zgłoszenia, może być konieczne przeprowadzenie dodatkowej analizy przez zespół IOD. W szczególnych przypadkach odpowiedź może wymagać dłuższego czasu, co zostanie zakomunikowane mailowo. W 99% okres ten jest krótszy niż 10 dni roboczych.
Dlaczego muszę podać wszystkie dane na formularzu?
Podanie danych na formularzu jest konieczne, aby umożliwić identyfikację osoby zgłaszającej oraz skuteczne rozpatrzenie zgłoszenia. Przetwarzanie danych osobowych w tym kontekście opiera się na uzasadnionym interesie administratora danych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona danych osobowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa, w tym reagowanie na potencjalne incydenty i realizacja praw osób, których dane dotyczą.
W formularzu wymagane są informacje pozwalające na weryfikację zgłoszenia, takie jak:
- Dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, adres e-mail),
- Informacje dotyczące przedmiotu zgłoszenia (np. szczegóły incydentu, źródło informacji),
- Dodatkowe dane niezbędne do analizy (np. dokumenty potwierdzające).
W przypadku danych zastrzeżonych lub wymagających szczególnej weryfikacji osoba zgłaszająca powinna wskazać źródło tych informacji, co umożliwia administratorowi przeprowadzenie wiarygodnej analizy.
Administrator może odmówić udzielenia informacji w dwóch przypadkach:
- Gdy żądane dane nie istnieją w zasobach spółki – dane są weryfikowane w czasie rzeczywistym za pomocą wdrożonych systemów.
- Gdy zgłoszenie jest nieuzasadnione lub osoba zgłaszająca nie jest uprawniona do dostępu do danych.
Aby zapewnić rzetelność informacji, spółka wdrożyła środki techniczne, takie jak:
- Systemy automatycznej weryfikacji danych w czasie rzeczywistym,
- Bezpieczne środowiska przetwarzania danych,
- Regularne audyty zgodności z przepisami RODO.
Dzięki tym rozwiązaniom każda odpowiedź, w tym informacja o braku danych, jest wynikiem rzetelnej i dokładnej analizy zgodnej z art. 5 ust. 1 lit. d RODO (dokładność danych). Te działania wspierają przejrzystość i zgodność procesów z obowiązującymi przepisami prawa.
Kto przetwarza dane zgłoszone na formularzu?
Dane zgłoszone na formularzu są przetwarzane przez zespół Biura IOD DBMS Sp. z o.o., które pełni funkcję administratora lub podmiotu przetwarzającego, w zależności od charakteru zgłoszenia. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadą minimalizacji danych oraz ich ograniczenia czasowego, wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c i e RODO.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, a przetwarzanie odbywa się w bezpiecznych środowiskach informatycznych.
Jak mogę skontaktować się z Biurem Inspektora Ochrony Danych, jeśli odpowiedź była niewystarczająca?
Jeśli odpowiedź udzielona przez Biuro IOD nie spełnia Twoich oczekiwań, możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych bezpośrednio poprzez:
- e-mail: iod@dmsales.com
- pisemnie: adres siedziby DBMS Sp. z o.o. pl. Inwalidów 10/11 01-552 Warszawa
Inspektor Ochrony Danych ma obowiązek zapewnić Ci pełną i rzetelną informację, zgodnie z art. 12 ust. 2 RODO. Aby skutecznie rozwiązywać kwestie przetwarzania danych proszę o wskazanie nr sygnatury zgłoszonej sprawy przez formularz.
Jakie są moje prawa w związku z przetwarzaniem danych zgłoszonych w formularzu?
W związku z przetwarzaniem danych masz prawo:
- Dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
- Sprostowania danych (art. 16 RODO),
- Usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne (art. 17 RODO),
- Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- Sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO).
Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z Inspektorem Ochrony Danych poprzez wskazane kanały kontaktu.
